Typologie documentaire

Documents produits ou reçus dans le cadre des activités de l’organisation et à conserver pour des besoins juridiques et/ou d’information.

exemples

Bon de commande, facture, police d’assurance.

Activité métier

Activité ou métier de l’organisation.

exemples

Administratif, contractuel, suivi de dossier.

Valeur

La valeur d’un document peut-être :

• Primaire.
• Secondaire.

valeur primaire

La raison pour laquelle le document a été créée à des fins administrative, fiscale ou judiciaire.

administrative

Valeur relative au rôle joué par les documents dans les activités quotidiennes de l’organisation.

exemples

Correspondance courante, commande.

fiscale

valeur en rapport avec les activités financières de l’organisation.

exemples

documents de coûts acquièrent une valeur fiscale dans le cadre d’un audit.

judiciaire

Valeur relative à la qualité de preuve du document pour prouver la conformité aux exigences légales et/ou réglementaires.

exemples

Contrat, acte authentique.

valeur secondaire

La valeur se réfère à une utilisation autre que celle pour laquelle le document a été créé, à titre d’information ou de témoignage.

probante

Valeur en tant que preuve sur la manière de fonctionner de l’organisation. Ne pas confondre avec judiciaire.

patrimoniale

Valeur d’un point de vue de l’intérêt potentiel pour l’historien.

Statut

Définition de l’importance du document.

vital

Document irremplaçable dont la disparition serait dommageable au fonctionnement courant de l’organisation/à la relation contractuelle.

exemple

Titre de propriété d’une société.

important

Document remplaçable, à un certain coût, dont la disparition serait dommageable au fonctionnement courant de l’organisation.

exemple

Comptes créditeurs.

utile

Document remplaçable dont la perte entraînerait des anomalies dans le fonctionnement courant de l’organisation.

exemple

Correspondance.

non essentiel

Document qui n’a pas de valeur courante et qui devrait être éliminé.

exemples

Note de service à l’attention du personnel sur des évènements passés.

Support de conservation recommandé

Type de support, à savoir :

• Papier.
• Électronique.
• Papier-électronique.

Désormais, les techniques informatiques, ainsi que les textes législatifs et réglementaires en vigueur, permettent de conserver sur support électronique tout type de document.

Durées de conservation

Ou DUA, durée d’utilité administrative.

La durée de conservation du document est établie d’après la législation en vigueur ( voir la page des mises à jour des DUA ).

Cette durée répond à des besoins économiques ou juridiques et l’organisation se doit de conserver les documents produits pendant une période au moins égale à ces durées établies par les textes législatifs et réglementaires.

En cas de plusieurs durée de conservation existantes, c’est toujours la plus longue qui doit être retenue.

En cas de texte de référence inexistant, il faut toujours rechercher la prescription de l’action pouvant être mise en œuvre par un tiers contre la société ou par la société contre un tiers et pour laquelle le document peut constituer une preuve en faveur de l’organisation.

Remarque : dans le cas d’un record, il est possible de procéder à une estimation de la durée de conservation surtout s’il n’existe aucune obligation réglementaire de conservation.

La DUA est applicable à partir de la fin de l’utilisation courante du document – le document cesse d’être actif – ou à partir d’un événement déterminé.

La période d’activité des documents varie selon les besoins de l’organisation et est soumis à deux principes : son utilisation quotidienne ou l’espace de stockage disponible dans les bureaux.

Texte réglementaire de référence

Texte législatif ou réglementaire de référence pour la DUA – lois, ordonnances, décrets, arrêtés, circulaires... Lorsque ces textes sont codifiés, il est fait référence au code et à l’article correspondant – code civil, code de commerce...

Sort final

À l’issue de la durée de conservation ou DUA, le document est soit éliminé, soit conservé.

• destruction du document
• conservation du document. Conservation historique et patrimoniale donc illimitée des documents notamment vitaux.
• tri du document selon un critère fixé par l’organisation par échantillonnage qualitatif ou quantitatif.

Observations

Indication de la date à compter de laquelle la DUA est applicable et recommandations supplémentaires concernant la conservation du document ou du dossier. À lire attentivement.